電子文書化への取り組み

最近、時間を見つけては自分の部屋にある学生時代のノートやら文書を電子文書化、PDF化している。蔵書が増えて行くにつれ、紙の文書や過去のノートまでまるまる原形をとどめたまま保管していく余裕が自分の部屋のスペースに少なくなってきたからだ。

特に、僕は学生として過ごした期間が長かったのと、こまめにノートをとるタイプの人間だったのでかなりの量がA4サイズのバインダーに保管されている。留学時代のノートやハンドアウト類もほとんど保管してあるので、その量は膨大だ。

そういったわけで、部屋にある文書やノート類の電子文書化による省スペースを前々から実現したいと考えていたのだが、実際に取り組む気になったのは、最近になって作業環境が本格的に整ってきたことが一番大きい。

昨年末にFAX複合機SHARP　UX-MF40CLを購入した。ADF(自動紙送り機能)つきのものなので一枚ずつスキャンして、また一枚……というプロセスをとる必要がなくなった。１０枚程度なら一気に取り込めるので、スキャナやPCに張り付いて作業をしなくてはいけないということもない。

また、PCの故障などによる作成したデータへのアクセス不可状態、データの破損といったトラブルを見越して対策をあらかじめ打っておく必要がある。この点も、子供が生まれてからデジカメで撮影した写真データががPCトラブルなどで消失しないようにと、バックアップ用の外付けハード・ディスクを購入済みだったので、そこに作成した電子文書データを保管するようにしている。

ともかく、一度PDF化しておけば、持ち運ぶのに重さを気にせず、必要なときにはプリントアウトしてPDF化以前の文書を再現することも簡単だ。物理的な生活スペースが増えるというのも精神衛生上とても気持ちがいい。