文章術

報告書作成の即戦力 → 5W3H

報告に必要なこと  事実を過不足なく伝える

上司やプロジェクト担当者に結果や進行状況などを口頭で報告をしたり、報告書を作成し提出する必要が出てくる場面は決して少なくありません。

報告は事実を過不足なく伝える必要があります。報告を受ける者が正しい判断ができるよう客観的な事実を整理して伝えるのが報告者の責務です

 

報告ミスの怖いところ

しかしながら、報告のためのフレームワーク(枠組み)を自分できちんと持っていないと、プラス材料を大きく、マイナス材料を小さく伝えてしまったり、必要な情報を報告し忘れたりということが起こります。

20140928_5w3h

結果、報告を受けた上司や担当者の判断ミスにつながってしまう。それが報告ミスの怖いところ

フレームワークを持ってさえいれば、それに情報をあてはめてチェックしていくだけで、自分の思考の整理をしつつ報告内容をチェックすることができるので便利です。

報告に便利なフレームワーク 5W3H

私が利用している報告に関するフレームワークは、新聞の文章の基本ともなっている5W3H
「いつ【When】
「どこで【Where】
「誰が」【Who】] 「何を【What】
「どのように【How】」(「いくつ【How many】」
「いくら【How much】で」)
「なぜ【Why】」そうしたのか?

5W3H.gif
といったフレームワークを頭の中のキャンバスに用意しておくと、正確かつ簡潔な報告に近づけることができるようになります。

興味を持たれた方には、まず報告書の作成に応用することから実践するのをオススメします。



追記(2008.023.10)

さらに具体的な内容は以下のリンクで詳しく丁寧に述べられているのでご興味ある方は参照してみてください。

その仕事に何が求められているかを明確にするためのスキルと方法DESIGN IT! w/LOVE

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